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Organização de documentos para um ano mais organizado

29 Janeiro 2019
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Com a chegada de um novo ano pensamos em estabelecer objetivos. Uma das formas de começar o ano de forma produtiva é organizando o ambiente que nos rodeia. Nesse sentido, porque não começar pela organização de documentos e da incontrolável papelada?

Temos papéis de tudo e surgem as questões: o que guardar? E como o fazer? Quais os documentos importantes? Damos-lhe algumas ideias de como organizar a papelada e poupar tempo quando tiver que procurar um comprovativo ou carta importante.

Organização de documentos: o que manter e o que descartar (de imediato ou só depois)

Em primeiro lugar, a organização de documentos deve começar pela triagem do que é relevante ou não. O primeiro hábito a eliminar é aquele de colocar os papéis em cima da mesa e “depois logo se vê”.

Dois minutos apenas poderão fazer toda a diferença. Ou seja, quando tiver algum correio ou papel na mão veja logo se é importante ou pertinente. Descarte de imediato o que não lhe interessa e, se for algo urgente, não adie a leitura.

Em segundo lugar, faça desde logo, uma separação que lhe poupará tempo quando se dedicar à organização de documentos. Divida o correio entre contas para pagar o restante correio. As contas devem ficar visíveis. Dessa forma, quando for para confirmar as contas que estão pagas e dentro do prazo, o processo torna-se mais rápido. Uma vez pagas, pode depois colocar esses mesmos papéis prontos para organizar.

Separar para organizar e ganhar tempo

A organização de documentos passa muito por um trabalho de separação, isto é, separar os papéis e agrupá-los de acordo com os assuntos a que se referem e a sua respectiva importância.

Com o intuito de perder menos tempos no dia a dia, separe logo os documentos já “resolvidos” dos que ainda estão pendentes. Após esta primeira separação, pegue nos documentos resolvidos e reúna toda a papelada. Em seguida, agrupe os papéis em diferentes “grupos”.

Faça claramente a distinção entre as origens e destinos dos documentos, criando diferentes categorias. Por exemplo:

  • Associados ao Estado: Segurança Social, IRS;
  • Documentos Bancários e de Seguros;
  • Contas associadas ao seu dia a dia, nomeadamente Casa (Electricidade, Água, Telecomunicações, etc) e Veículo;
  • Documentos associados aos seus filhos, caso seja essa a sua realidade (documentos escolares, por exemplo);
  • Registos Médicos;
  • Documentação Afetiva/Sentimental/Simbólica.

Os documentos mais recentes devem ser colocados como os primeiros a serem visíveis, e todos devidamente verificados em como já não tem qualquer assunto pendente e que ficarão então em arquivo.

Diferentes formas de arquivar

A organização de documentos não tem que ser um trabalho monótono. Aliás, pode até ser uma demonstração da sua criatividade! Uma breve pesquisa em redes sociais como o Pinterest mostram como um trabalho que poderia ser, à partida, entediante, pode ser uma forma de inovar.

Pode optar por separadores coloridos ou com desenhos próprios. Deixamos o aspeto estético ao seu critério, com somente algumas sugestões:

  • Os nomes dados às categorias de documentação deve ser claro e de fácil pesquisa;
  • O arquivo, seja um dossier ou capa de arquivo, deve estar guardado num lugar visível e de fácil acesso.

Note que há documentação que deve guardar a vida inteira, sendo a documentação referente à Segurança Social o exemplo mais óbvio. Outro exemplo são contratos associados a compras de habitação, automóvel ou documentos de cariz mais pessoal, como certificado de nascimento de um filho.
Por outro lado, documentos como comprovativos de pagamentos e IRS, de uma forma geral, considera-se que os poderá descartar cinco anos ou mais depois da data a que se referem.

Organização de prioridades: o que fazer primeiro!

Mais importante ainda do que organizar a sua documentação é organizar as suas prioridades. Se não definir à priori aquilo que tem mais importância para si ou aquilo que tem que resolver/organizar primeiro, como sabe para onde focar a sua energia?

No que toca à renovação dos seus Seguros, convém, para além de preparar toda a documentação necessária para a renovação, pensar nos Seguros que podem fazer falta adicionar ao ambiente familiar de forma a garantir a proteção de todos os membros da sua família, inclusive, dos animais (na LOGO, por exemplo, esse processo é pouco burocrático e foi pensado para facilitar a sua renovação ou adesão a novos serviços).

Não veja a tarefa de organizar a papelada como um transtorno, mas sim como um benefício para si. Siga algumas das nossas sugestões e verá o quão mais facilitada será a sua vida sempre que precisar de recorrer a documentação para verificar, confirmar ou retificar algum assunto. Faça de 2019 o ano em que põe a burocracia a “trabalhar” a seu favor.

Dica BLOGO:

Tem várias opções de arquivamento: uma boa hipótese é ter uma caixa de arquivo onde guardará documentos a título vitalício (como os referentes à Segurança Social) e, por outro lado, uma pasta de arquivo ou uma mala plástica de arquivo (podendo ter separadores próprios) onde terá os documentos de menor longevidade.

Fontes:

SegurSafe
Saldo Positivo
Gabriela Brasil

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